Viele Moderatoren, die zum ersten Mal einen Design Thinking Workshop planen, machen sich Gedanken um die passende Agenda/den richtigen Ablaufplan. Welche Methode setze ich wann ein? Welches Format macht Sinn? Was kann ich planen und was überlasse ich dem Moment?
Wenn Du auch schon einmal viele Stunden damit verbracht hast, eine passende Agenda für einen Design Thinking Workshop zu finden – in diesem Artikel erhältst Du Antworten auf folgende Fragen:
- Die Agendalüge oder: Macht eine Agenda überhaupt Sinn?
- Wie sieht eine gute Agenda für ein Design Thinking Projekt aus?
- Wie verhalte ich mich, wenn Sponsoren und Manager eine minutengenaue Agenda verlangen?
Die Agendalüge oder: Macht eine Agenda Sinn?
Gab es je ein Design Thinking Projekt, das exakt nach der vorausgeplanten Agenda verlaufen ist? – Sichergestellt NEIN. Damit wäre dann schon einmal klar, dass eigentlich jede vorab erstellte Agenda nicht mehr als ein Wunschzettel ist.
Aber warum ist das so? Es liegt in der Natur von Design Thinking. Es ist ein ergebnisoffener, agiler, iterativer Problemlösungs- bzw. Erschaffungsprozess. Ein Wechsel bzw. Fortschritt in den Arbeitspaketen (siehe Grafik) findet immer nur dann statt, wenn jeweils ein für das ganze Team zufriedenstellendes Zwischenergebnis entstanden ist. Da aber niemals vorhersehbar ist, wann diese Zustände erreicht werden, ist eben auch jede Agenda bzw. eine viel zu detaillierte Agenda sinnlos und lohnt den Aufwand der Erstellung nicht.
In einem idealen Umfeld wird so lange gearbeitet, bis eine verlässlich erfolgreiche Idee entstanden ist, um die die Kunden bereits vor der Umsetzung betteln.
Bedeutet das nun, dass ich als Moderator blind in ein Design Projekt starte und mir keinerlei Gedanken über den Ablauf mache? Bitte nicht! Natürlich haben die meisten Design Thinking-Projekte einen vorgegebenen Zeitrahmen, innerhalb dessen ein Ziel erreicht werden soll. Auch das Team steht in der Regel nicht für einen unendlichen Zeitraum zur Verfügung. Daher macht eine intensive Planung und auch eine Agenda für einen Design Thinking Workshop Sinn.
Wie aber sieht eine hilfreiche Agenda für ein Design Thinking Projekt aus?
Wir empfehlen eine Agenda als helfenden Rahmen zu betrachten, der für alle Beteiligten während des Projekts sichtbar ist und Teil jeder Projektretrospektive und Teil jeder Timebox-Entscheidung ist (siehe nachfolgende Grafik).
Diese Agenda arbeitet aber nicht mit festen Zeiteinteilungen sondern hilft dabei, den wichtigen Fokus zu halten und flexibel und agil darauf zuzusteuern.
Wie verhalte ich mich, wenn Sponsoren und Manager eine minutengenaue Agenda verlangen?
Oft kommt es vor, dass die Auftraggeber des Projekts (Kunden, Manager oder Projektsponsoren) eine minutengenaue Agenda verlangen. Dies liegt daran, dass viele Menschen Design Thinking Projekte verantworten, ohne das nötige Basiswissen über die Methodik oder ergebnisoffene Erschaffensprojekte zu haben.
Unsere Empfehlung: Sprich diesen Umstand der Wissenslücke offen und höflich an und biete einen kurzen Wissenstransfer an. Die Erfahrung zeigt, dass nahezu 100% aller Führungskräfte dankbar sind, neues Wissen zu bekommen und dadurch auch bessere Entscheidungen treffen zu können.
Auf langfristige Sicht empfehlen wir Unternehmen, besonders die Führungskräfte mit dem nötigen Basiswissen über Design Thinking und Innovationsprozesse zu versorgen. Dazu gibt es adäquate Angebote und Formate im Markt wie einen Innovation Kickstarter oder einen Innovation Managementhelikopter.
